صفحه محصول - نمونه فرم هزینه های بدون فاکتور | فایل Word و PDF قابل ویرایش

آیا به عنوان حسابدار، مسئول تنخواه، مدیر مالی یا کارپرداز سازمان، با انبوهی از هزینه های جزئی و روزمره مواجه هستید که به دلیل ماهیت خاص (خرید از فروشندگان خرد، هزینه های اضطراری، خدمات غیرمستمر) فاقد فاکتور رسمی هستند؟ تجربه نشان می دهد نبود یک فرم هزینه های بدون فاکتور استاندارد، منجر به رد شدن هزینه ها در حسابرسی مالیاتی، عدم امکان بازیافت وجوه تنخواه و بروز اشکالات جدی در دفاتر قانونی می شود. این فایل دقیقاً همان ابزاری است که این فرآیند پرخطر را به یک رویه مستند و قابل دفاع تبدیل می کند.

فرم هزینه های بدون فاکتور چیست و چه مبنای قانونی دارد؟

فرم هزینه های بدون فاکتور، سندی داخلی است که در آن مسئول تنخواه یا کارپرداز، کلیه هزینه های انجام شده فاقد فاکتور رسمی را به همراه شرح دقیق هزینه، مبلغ، دریافت کننده و علت عدم ارائه فاکتور ثبت کرده و پس از تایید مقام مسئول، مبنای پرداخت قطعی و تسویه تنخواه قرار می گیرد.

بر اساس تبصره 5 ماده 25 قانون سامانه مودیان، سازمان امور مالیاتی موظف است صرفاً هزینه های دارای صورتحساب الکترونیکی را به عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی بپذیرد، اما یک مسیر جایگزین از طریق کارپوشه تجاری برای اعلام، اعتراض و رسیدگی به هزینه های فاقد صورتحساب نیز پیش بینی شده است. مودی می تواند هزینه های بدون فاکتور الکترونیکی خود را از طریق کارپوشه تجاری به سازمان اعلام کند و در صورت عدم رسیدگی سازمان در مهلت قانونی، عدم رسیدگی به معنای پذیرش هزینه خواهد بود.

همچنین بر اساس بخشنامه شماره 658-14 مورخ 1404/01/27، درخصوص نحوه ثبت خریدهای غیررسمی در شرایط عدم صدور صورتحساب، تمهیداتی برای ثبت اطلاعات فروشندگانی که از صدور صورتحساب امتناع می کنند، پیش بینی شده و خریداران می توانند فهرست این فروشندگان را به انجمن های مربوطه منعکس نمایند.

نمونه فرم هزینه های بدون فاکتور (فایل Word و PDF)

این فایل شامل فرم استاندارد صورت مجلس هزینه های بدون فاکتور است که بر اساس نمونه های رسمی مورد استفاده در دانشگاه ها و سازمان های دولتی (از جمله دانشگاه صنعتی شریف، دانشگاه فردوسی مشهد و دانشگاه کوثر) تدوین شده است. این فرم تمامی بخش های ضروری را پوشش می دهد. با ارائه دو نسخه Word (قابل ویرایش) و PDF (آماده چاپ)، می توانید در کمترین زمان، فرم را آماده و در فرآیند حسابداری استفاده کنید.

بخش های کلیدی موجود در این فرم

✔ اطلاعات پایه: شماره فرم، تاریخ تنظیم، بخش/واحد مربوطه， شماره رویداد یا قرارداد (در صورت وجود)

✔ جدول اقلام هزینه: شامل ستون های ردیف，شرح کالا یا خدمات，تعداد，قیمت واحد (ریال)，مبلغ کل (ریال) و ملاحظات

✔ علت عدم ارائه فاکتور: بخش اختصاصی برای درج دلیل توجیهی عدم دریافت فاکتور از فروشنده (مانند خرید از فروشندگان خرد، فوریت خرید، عدم امکان اخذ فاکتور رسمی)

✔ جمع کل: درج جمع کل مبلغ به عدد و حروف

✔ متن گواهی و تعهد: عبارت استاندارد «بدینوسیله امضاکنندگان ذیل گواهی می نمایند که جمعاً مبلغ ... ریال بابت هزینه های مصرفی انجام شده است که فاقد فاکتور بوده و یا فاکتورهای آن موجود نمی باشد. لازم به ذکر است که این درخواست به هیچ مرجع دیگری ارائه نشده است و هیچ مبلغی بابت آنها تاکنون دریافت نشده است»

✔ بخش تاییدات: فضای امضای مامور خرید یا مجری قرارداد，کارشناس امور اعتبارات，مدیر گروه，استاد راهنما (در هزینه های پژوهشی) و معاون پژوهشی/مالی

نکات کلیدی که باید بدانید

مبنای قانونی: فرم هزینه های بدون فاکتور بر اساس تبصره 5 ماده 25 قانون سامانه مودیان，ماده 147 قانون مالیات های مستقیم (شرایط پذیرش هزینه های مستند به صورتحساب الکترونیکی)，بخشنامه شماره 658-14 مورخ 1404/01/27 سازمان امور مالیاتی و تبصره ماده 47 آیین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه ها و سازمان ها تنظیم می شود.

سقف مجاز هزینه های بدون فاکتور: بر اساس رویه جاری در بسیاری از سازمان ها، تا 25 درصد از مبلغ هر قسط قرارداد یا اعتبار پژوهشی می تواند بدون فاکتور و با توجیه مناسب هزینه گردد. همچنین تا سقف 30 درصد (و برای گرنت های 1398 به بعد، 50 درصد) هر قسط می تواند بدون فاکتور هزینه شود.

انواع هزینه های مشمول: این فرم برای هزینه های خرد و روزمره مانند خرید اقلام کم ارزش، کرایه های جزئی، خدمات غیرمستمر، هزینه های پذیرایی، رفت و آمد و دستمزدهای خرد کاربرد دارد.

الزام ثبت در سامانه مودیان: در صورت وجود هزینه بدون فاکتور، مودی می تواند آن را از طریق کارپوشه تجاری در سامانه مودیان اعلام کند و اگر فروشنده نیز آن را در کارپوشه خود تایید نماید، از الزام صدور صورتحساب الکترونیکی و جریمه مالیاتی معاف خواهد شد.

مدارک مورد نیاز برای تکمیل فرم:

• مدارک هویتی مسئول تنخواه یا کارپرداز

• مجوز ایجاد تنخواه از مقام مجاز سازمان

• مستندات توجیهی نیاز به هزینه (در صورت وجود)

• شماره حساب بانکی جهت واریز مبلغ هزینه های تاییدشده

• در صورت وجود: رسید یا مدارک غیررسمی مرتبط با هزینه

چرا این فایل انتخابی هوشمندانه است؟

✔ فرم کامل و استاندارد – تدوین شده بر اساس نمونه های رسمی دانشگاه ها و سازمان های دولتی

✔ مطابق با آخرین قوانین – شامل تبصره 5 ماده 25 قانون سامانه مودیان، ماده 147 قانون مالیات های مستقیم و بخشنامه 658-14 مورخ 1404

✔ پوشش کامل ستون های مورد نیاز – از شرح کالا و تعداد تا قیمت واحد، مبلغ کل و علت عدم فاکتور

✔ شامل متن گواهی و تعهد قانونی – با تایید صحت هزینه ها و عدم دریافت وجه از مراجع دیگر

✔ همراه با فایل Word قابل ویرایش و PDF آماده چاپ – قابلیت شخصی سازی کامل برای درج اطلاعات سازمان و هزینه ها

✔ مناسب برای تمامی سازمان ها – قابل استفاده در شرکت های خصوصی، سازمان های دولتی، دانشگاه ها، بیمارستان ها و کارخانه ها

✔ قابل استفاده روی موبایل، تبلت و کامپیوتر – فایل های Word و PDF با کیفیت بالا

🎯 همین حالا دانلود کنید و با اطمینان گام در مسیر مستندسازی قانونی هزینه های بدون فاکتور بردارید!